Conheça as ferramentas

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Quem já conseguiu assistir ao vídeo de introdução sugerido e/ou ler o livro do David Allen sabe que o GTD tem como base cinco fases:

  • Coletar – Capture qualquer coisa e tudo o que estiver ocupando sua atenção.
  • Processar – Identifique os executáveis, defina as próximas ações e os resultados esperados.
  • Organizar – Classifique as informações de maneira simples, em categorias apropriadas, com base em como e quando você precisa acessá-las.
  • Revisar – Revise as informações de seu sistema e atualize-as periodicamente.
  • Fazer – Escolha o que executar em um determinado momento.

Os detalhes de cada fase virão naturalmente com a implementação. Neste momento, faço algumas observações que dão apoio à escolha das ferramentas:

  1. Coleta onipresente. Informações que necessitam de nossa atenção podem surgir a qualquer hora e em qualquer lugar. As ferramentas devem estar disponíveis para capturá-las.
  2. Devemos analisar e coletar todas as informações e, preferencialmente, concentra-las em poucas caixas de entrada. Portanto, reduzir a quantidade de fontes de informação e armazenamento irá simplificar o sistema.
  3. Não pode haver burocracia nas fases de processamento, organização e revisão, caso contrário, muita energia será utilizada apenas para manter o sistema.

Conhecida as premissas, meu sistema se baseia nas seguintes ferramentas:

  • Evernote – É a ferramenta principal. Uma aplicação de gerenciamento de notas com versões para desktop, web e dispositivos móveis (Android e iOS). Nele é possível a criação de notas de áudio – o que simplifica a coleta das informações. O suporte a etiquetas (tags) nas notas é fundamental para a fase de organização.
  • Evernote Web Clipper  Muitas vezes precisamos capturar informações de alguma página na Internet. O Evernote Web Clipper é um plugin do Evernote para os navegadores Web que permite capturar com um clique as informações de uma página e sincronizá-las com a caixa de entrada do Evernote.
  • Google Agenda e Microsoft Outlook – O calendário é para as ações identificadas que precisam ser executadas apenas em determinado dia e horário (Por exemplo, uma consulta médica). A escolha do Google Agenda para o calendário pessoal é devido à facilidade para cadastrar os eventos (lembre-se, o sistema não pode ser burocrático). Algumas empresas já possuem um sistema de colaboração com calendário que deve ser usado pelos seus funcionários. No meu caso, os eventos relacionados ao trabalho são cadastrados no Microsoft Outlook.
  • Gmail e Microsoft Outlook – Concentro meus e-mails apenas em duas contas: uma conta pessoal no Gmail e outra conta para o trabalho no Microsoft Outlook. Os e-mails são considerados caixas de entradas, portanto, evite ter várias contas e descadastre-se das listas de e-mail que não trazem informações úteis e que sobrecarregam o sistema.
  • Caixa de entrada física  E o que fazer com a papelada? Precisamos de uma caixa de entrada física onde jogamos toda ela para posterior processamento. No meu caso, tenho uma caixa de entrada física em casa e outra em uma pasta que carrego nas viagens a trabalho.

Com esse conjunto de ferramentas, diariamente eu analiso poucas caixas de entrada (Evernote, conta de e-mail pessoal, conta de e-mail do trabalho e a caixa de entrada física) e, após o processamento e organização, as caixas de entradas ficam vazias e a lista de tarefas concentrada apenas no Evernote.

Próximos passos

  1. Reflita sobre as suas fontes de informação (e-mails, redes sociais, etc). Simplifique e rejeite o inútil.
  2. Instale o Evernote e estude os seus recursos (atalhos, etiquetas, pesquisa, etc). Além da versão para desktop e Web, é importante também conhecer a versão para dispositivos móveis.
  3. Caso não utilize alguma ferramenta de agenda eletrônica, comece. O Google Agenda é uma boa opção e tem versões para Web e dispositivos móveis.

Lembre-se, trata-se apenas de uma referência de implementação da metodologia. Não existe obrigação no uso das ferramentas citadas.

Na próxima postagem iremos entender e executar a coleta inicial.

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