Integração da agenda com o Evernote

No GTD, a agenda é utilizada para cadastrar toda ação que precisa ser executada em uma data específica. Uma consulta médica, por exemplo.

Durante a etapa de revisão, a análise da agenda é fundamental para que se faça o planejamento do dia ou da semana, considerando os compromissos lá cadastrados. Contudo, pelo menos para a revisão diária, seria mais conveniente se as informações sobre os eventos da agenda estivessem disponíveis na caixa de entrada do Evernote.

Eu utilizo o Google Agenda. Nele é possível configurar as notificações de eventos para enviar um e-mail para o endereço da sua conta do Gmail e/ou gerar uma notificação através do aplicativo. No meu caso, esta segunda notificação aparece no celular.

Esta configuração de notificação pode ser definida para cada agenda e personalizada por evento. Na figura a seguir estou cadastrando uma consulta médica e configurando para notificar-me por e-mail um dia antes e através do celular 1 hora antes.

 

 

 

Como na revisão diária eu processo todas as caixas de entrada no início do dia, incluindo os e-mails da conta do Gmail, esta configuração já seria suficiente para que eu seja alertado sobre os meus compromissos com antecedência suficiente para fazer o planejamento diário.

Entretanto, como eu disse antes, seria mais conveniente se a notificação estivesse disponível na caixa de entrada do Evernote. E isso é possível através da criação de uma regra de redirecionamento no Gmail que envia todas as notificações para o e-mail da conta do Evernote.

Todas as mensagens direcionadas para a conta de e-mail do Evernote é automaticamente enviada para a caixa de entrada (caderno padrão).

Podemos descobrir qual é o endereço de e-mail da conta do Evernote com o procedimento a seguir:

O próximo passo é criar no Gmail a regra que redireciona as notificações para o e-mail do Evernote e exclui a mensagem logo em seguida. As regras de redirecionamento podem ser definidas acessando as configurações da conta de e-mail e depois a opção Filtros e Endereços Bloqueados.

Um exemplo de filtro de redirecionamento das notificações do Google Agenda:

 

Esta configuração provavelmente poderá ser adaptada para outros sistemas de agenda, visto que a maioria suporta o envio de notificações por e-mail e filtros de redirecionamento.

Agora que as informações estão concentradas na minha caixa de entrada do Evernote, consigo visualizar meus compromissos em momento oportuno e fazer meu planejamento com antecedência, conforme definido nas configurações da notificação do evento.

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Boa comunicação e habilidade para trabalho em equipe

Essa descrição está sempre presente nos currículos graças à supervalorização que as empresas dão para o trabalho em grupo.

Adrian Furnham, psicólogo especialista em gestão, pesquisou a eficiência de técnicas de trabalho em grupo como o Brainstorming. Resumindo sua conclusão: ele não funciona. As pessoas são mais produtivas quando trabalham sozinhas.

Pergunta, Perguntas, Homem, Cabeça

Além do impacto na produtividade, as decisões que tomamos quando trabalhamos presencialmente em grupo são muitas vezes influenciadas pela habilidade verbal dos participantes, principalmente quando há dados insuficientes. Neste cenário, um dos vilões é o próprio meio de comunicação.

Salvo algumas exceções, onde a análise de comportamento é fundamental para a tomada de decisão, a comunicação virtual geralmente produz as melhores decisões. Afinal, nós podemos pensar e buscar mais dados antes de, por exemplo, responder um e-mail.

Pode parecer um sacrilégio corporativo, mas, na maioria dos casos, se você quer que um trabalho seja bem feito,  privacidade e comunicação virtual é melhor do que colocar várias pessoas em uma sala.

 

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O efeito Zeigarnik e GTD

Um dia, em 1927, Bluma Zeigarnik, estudante russa de psicologia da Universidade de Berlim, acompanhou vários colegas de classe e professores para jantar em um restaurante da cidade. Quando o garçom tomou os pedidos de todos os clientes sem escrever absolutamente nada, assim como fez com as demais mesas, ela imaginou que isso acabaria mal. No entanto, o garçom serviu a todos exatamente o que eles pediram.

Assim que deixaram o restaurante, Zeigarnik percebeu que tinha esquecido o seu lenço. Então ela voltou e perguntou ao garçom com a memória incrível se ele tinha o encontrado. O garçom não se lembrava dela, muito menos lembrou-se de onde ela estava sentada. “Como é possível que você não se lembre de mim com um memória tão boa?”, Perguntou ela. “Eu apenas mantenho a ordem dos pedidos em minha mente até eles serem atendidos”, respondeu o garçom.

Zeigarnik decidiu estudar este comportamento e descobriu que nosso cérebro armazena as tarefas inacabadas que constantemente atraem a atenção de nossa consciência, e quando as completamos, nosso cérebro as elimina. Chamamos isto de efeito Zeigarnik.

Experiências posteriores mostraram que isso não é exatamente verdade. Existem pessoas que são capazes de realizar múltiplos projetos ao mesmo tempo e sem sinais de estresse. Isso não seria possível se o nosso cérebro relaxasse somente quando a tarefa estivesse completa. Estudos recentes mostraram que tarefas pendentes roubam a atenção de nossa mente até termos uma ideia clara do que vamos fazer com elas.

Isso explica, em parte, porque o método GTD, implementado corretamente, nos permite ser produtivos de forma mais relaxada. As duas primeiras etapas do fluxo de trabalho do GTD – coleta e processamento – visam claramente eliminar essa incerteza que, afinal, é a causa do estresse.

Quando capturamos o que está chamado a atenção da nossa mente, nós temos uma sensação de conclusão. Mesmo que a tarefa não tenha sido concluída. sabemos que fizemos o que poderia ser realizado até o momento, que é anotar para que não seja esquecido. Nós decidiremos mais tarde o que fazer, caso seja necessário fazer alguma coisa.

Mais tarde, quando processamos tudo o que capturamos e esclarecemos o que vamos fazer, novamente recebemos este sentimento de conclusão, porque já temos o nosso plano de ação.

Ter muitas tarefas pendentes não é o que nos incomoda. A ansiedade é causada por termos um monte de coisas indefinidas em nossa cabeça.

 

Tradução livre do artigo: 

The Zeigarnik Effect and GTD – https://facilethings.com/blog/en/zeigarnik-effect-gtd

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Fazer

Com a sua mente livre e seu sistema organizado e confiável, você poderá partir para a última etapa do GTD: decidir o que fazer de sua lista de próximas ações.

A motivação para iniciar e completar uma tarefa é absolutamente pessoal, mas escolher uma tarefa no GTD é fácil. Eis os critérios para essa tomada de decisão:

Contexto

Quais tarefas você pode executar em seu local atual? Você dispõe de todas as ferramentas necessárias?

Na configuração do Evernote sugerida, foram criadas listas baseadas em contexto para filtrar as tarefas, pois de nada adianta olhar para uma tarefa que você precisa executar em sua casa enquanto você está no escritório.

Tempo

Com a visualização apenas das tarefas adequadas ao seu contexto atual, verifique o seu tempo disponível. Não comece um relatório de 1 hora se você tiver apenas 10 minutos antes da próxima reunião.

Prioridade

Qual é a tarefa mais importante? Lembre-se que na etapa de processamento a prioridade já foi definida, entretanto, ela poderá ser modificada nas etapas de revisão ou com base em alguma informação adicional (por exemplo, o prazo para conclusão de um relatório foi alterado).

Energia

Máquinas não se sentem indispostas. Caso fosse uma delas, apenas os três critérios anteriores seriam suficientes para você escolher uma tarefa. Entretanto, você deve refletir se no momento possui a energia necessária para a execução desta tarefa.

Os ciclos e os níveis de energia de cada pessoa são diferentes. Algumas se sentem mais dispostas pela manhã, outras precisam de cafeína. Não existe fórmula mágica, apenas autoconsciência vai lhe permitir gerenciar melhor os seus níveis de energia.

Agora que escolheu uma tarefa com base nestes quatro critérios, basta fazer.

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Revisar para confiar

A revisão é fundamental no GTD. Ela provoca reflexão sobre as coisas importantes de sua vida, permite monitorar seu progresso nas metas estabelecidas, traz-lhe sensação de controle e, principalmente, confiança no sistema.

Nesta etapa você esclarece o estado atual dos seus projetos e define as próximas ações para avançar em seus objetivos. Também identifica o que não está sendo feito para realizar os ajustes necessários.

Com tudo sob controle, sua cabeça ficará livre para pensar em um nível mais alto.

Na revisão diária, geralmente feita no início do dia, você precisará processar os itens em suas caixas de entrada, analisar e definir as próximas ações dos projetos ativos, ajustar as prioridades da lista de próximas ações e verificar a lista das tarefas delegadas que estão aguardando resposta. O resultado é um sistema organizado e um planejamento básico das ações que deverão ter seu foco naquele dia.

Obviamente que o processamento das caixas de entrada e o ajuste da lista de próxima ações deverá ser feita outras vezes ao longo do dia, em quantidade coerente com o dinamismo de sua vida cotidiana.

A revisão semanal, mais profunda, deverá incluir também a lista Algum dia/Talvez, o calendário da semana anterior e da próxima semana. Neste momento você irá refletir sobre o progresso em seus projetos e objetivos de curto e médio prazo.

Certamente durante as revisões surgirão novas ideias. Processe-as imediatamente.

A revisão é certamente o hábito mais difícil de conseguir e a principal razão pela qual as pessoas não conseguem se organizar. Seja persistente e corrija eventuais problemas para tornar seu sistema o mais confiável possível.

 

 

 

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