Gerenciamento de referências com o Evernote

Durante a fase de processamento do GTD, podemos identificar coisas que não exigem ações, entretanto, contém informações importantes que podem ser usadas para alguma tarefa ou projeto futuro. A metodologia chama esse tipo de informação de material de referência. Saber organizar as referências de maneira eficiente é fundamental no GTD.

Embora esses materiais possam ser físicos, como um livro, uma conta ou um relatório impresso, a grande maioria atualmente nos chega no formato digital, como e-books, planilhas, artigos na Web, e-mails, etc. No caso do material físico, precisamos manter as coisas simples. Um conjunto de pastas etiquetadas e de fácil acesso muitas vezes já é suficiente. 

Com relação ao material digital, podemos recorrer ao Evernote, utilizando as etiquetas para identificar o tipo do material e o assunto. No meu caso, utilizo o caractere & para identificar o tipo e o caractere # para identificar o assunto. Por exemplo, este artigo teriam as etiquetas: &Artigo #GTD. Como todas as outras listas do GTD (projetos, próximas ações, checklists) também estão organizadas no Evernote, o gerenciamento dos materiais de referência fica mais intuitivo e divertido, além de seguro, pois as informações são sincronizadas com a nuvem.

Muitas vezes gostaríamos que as anotações de uma tarefa ou os materiais de suporte de um determinado projeto se tornem materiais de referência. Essas informações já estão organizadas em notas do Evernote e, portanto, precisamos apenas alterar as etiquetas para organizá-las como referências.

Uma outra situação comum é quando estamos navegando na Internet e encontramos alguma informação que parece interessante, mas estamos sem tempo ou energia suficiente para ler aquilo naquele exato momento. As pessoas lidam com isso de diversas maneiras. As mais comuns são deixar a aba do navegador aberta, o que acaba nos frustrando à medida que elas acumulam, ou adicionar as páginas aos Favoritos do próprio navegador, o que dificulta a organização e a pesquisa das informações.

Uma vez que nossas referências estão organizadas no Evernote, podemos recorrer ao plugin chamado Evernote Web Clipper para enviar a página diretamente para o nosso sistema. O plugin é suportado pela maioria dos navegadores e adiciona um ícone do Evernote ao lado da barra de endereços. Quando clicamos no ícone, ele permite selecionar o formato de captura (artigo, artigo simplificado, captura de tela, PDF, e-mail), o caderno e as etiquetas.

Eu utilizo a etiqueta %ParaLOA (Para Ler/Ouvir/Assistir). Então adiciono essa etiqueta diretamente a partir do Evernote Web Clipper e, logo após a captura, a página estará organizada em uma lista do Evernote onde posso consultar posteriormente. Eventualmente, transformo os itens dessa lista em referências simplesmente adicionando as etiquetas de tipo e assunto.

Com nossas referências centralizadas no Evernote e organizadas com etiquetas, podemos usar seus recursos de pesquisa para achar a informação que precisamos para apoiar a execução das nossas tarefas e projetos.

Para saber os detalhes de implementação da metodologia GTD usando o Evernote, sugiro assistir o vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=YWiIn18Hwwo.

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Preste atenção!

É final de tarde de domingo. Enquanto escrevo este texto, luto para não pegar o meu smartphone e verificar as mensagens do WhatsApp. Meus amigos, provavelmente, estão falando sobre futebol, um dos meus assuntos preferidos. Meus filhos estão na sala. O mais velho joga videogame enquanto que a caçula assiste vídeos online em um tablet. Minha esposa já há algum tempo desliza o dedo na tela do Facebook.

Todos os dias estamos expostos a um oceano de informações que nos distraem. Isso não é um quadro atual, mas se agravou nos últimos anos, prejudicando nossa capacidade de nos concentrarmos. Esse fenômeno já havia sido descrito em 1977 pelo economista vencedor do Nobel Herbert Simon: “A riqueza de informação cria pobreza de atenção, e com ela a necessidade de alocar a atenção de maneira eficiente”.

Alocar a atenção de maneira eficiente para produzir trabalhos profundos é um dos grandes diferenciais dos trabalhadores da era do conhecimento. Quem resume essa hipótese é Cal Newport, em “Trabalho Focado, como ter sucesso em um mundo distraído” (Alta Books, 2018): “A capacidade de realizar trabalhos profundos está se tornando cada vez mais rara, ao mesmo tempo em que se torna cada vez mais valiosa em nossa economia. Consequentemente, os poucos que cultivam essa habilidade, e a transformam no centro de sua vida profissional, prosperam”.

O cenário pode ser pior do que o vislumbrado por Newport. A capacidade de manter o foco e produzir trabalhos cognitivamente complexos não significa apenas prosperidade, mas sobrevivência em um momento de grandes avanços na inteligência artificial. Num estudo chamado “O futuro do emprego”, Carl Frey e Michael Osborne chegam a uma estimativa perturbadora: 47% dos empregos nos EUA correm grande risco de serem computadorizados nas próximas duas décadas. Evidentemente, o alvo são os trabalhos superficiais – aqueles que não costumam agregar valor e são fáceis de replicar.

A boa notícia é que a habilidade de nos mantermos concentrados para produzirmos trabalhos expressivos pode ser aprimorada. Daniel Goleman em “Foco” (Objetiva, 2014), argumenta que a atenção funciona como um músculo: se não a utilizamos, fica atrofiada; se a exercitamos, se desenvolve e se fortalece. Podemos fortalecer o nosso músculo da atenção meditando alguns minutos por dia, evitando a execução simultânea de várias tarefas e abolindo o uso da Internet em horários específicos.

Um dos piores inimigos da concentração, claro, são as redes sociais. Tal constatação já não gera muito debate; todos sentimos isso. Para algumas pessoas, essas ferramentas são vitais para o sucesso e felicidade. Entretanto, para a maioria, os impactos negativos dessas ferramentas na vida pessoal e profissional superam substancialmente os impactos positivos. Nesses casos, para o bem da nossa atenção, o melhor a se fazer é abandoná-las.

A atual subvalorização da concentração não afeta apenas nossa produtividade. Sofrem também nossas relações interpessoais, nossa capacidade de interpretação e até a nossa empatia. Quanto mais distraídos estamos, mais superficiais são nossas conclusões. É o fim do “pensamento meditativo”, uma forma de reflexão que, como bem definiu o filósofo Martin Heidegger, é a essência da nossa humanidade. Precisamos prestar atenção para não nos tornarmos máquinas, ou sermos substituídos por elas.

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O poder da colaboração

“Eu trabalho sozinho em casa. Sempre trabalhei. Foi assim que iniciei o desenvolvimento do Linux. Não o iniciei como um projeto colaborativo, mas sim como um entre vários projetos que tinha feito na época. Em parte, porque eu precisava ver o resultado final, mas, principalmente, porque eu apenas gostava de programar”.

Assim Linus Torvalds descreve o início do desenvolvimento de um software (mais especificamente, o núcleo de um sistema operacional) lançado em 1991 e que, atualmente, está em dois terços de todos os servidores da Internet; nos 500 maiores supercomputadores do mundo; em 75% dos smartphones (o Android é baseado no Linux); nos sistemas de controle de tráfego aéreo e em inúmeros equipamentos médicos. O Grande Colisor de Hádrons e o foguete Falcon 9, da SpaceX, usam o Linux em seus sistemas de controle. Também é possível que ele esteja na sua Smart TV, no seu roteador de Internet e, futuramente, na sua geladeira e no seu carro autônomo.

Um software criado por um jovem finlandês hoje influencia mais as nossas vidas do que qualquer outro, desafiando empresas como a Microsoft e Apple e sendo fundamental para os negócios de outras gigantes como o Facebook, Google e Amazon.

São vários os fatores que levaram o Linux ao sucesso, assim como outros softwares livres/código aberto, mas os principais, sem dúvida, se resumem à colaboração. De acordo com um relatório apresentado em 2017 pela Linux Foundation, uma organização sem fins lucrativos criada para fomentar o crescimento do Linux, desde 2005, 15.637 desenvolvedores de mais de 1.400 empresas contribuíram para o Linux. Apenas em 2016, foram mais de 4.300 desenvolvedores.

Nas organizações, isso não é uma novidade. Uma cultura de colaboração resulta em inovação, melhores produtos, maior produtividade e capacidade de agir rapidamente. Especialmente no setor de tecnologia da informação, as metodologias mais recentes de desenvolvimento e manutenção de softwares priorizam o trabalho colaborativo. Não à toa, as empresas emergentes (startups) criam espaços de trabalho que encorajam esse comportamento.

A tecnologia é fundamental para conseguirmos realizar a conexão entre os colaboradores e aprimorarmos a comunicação em grande escala. De acordo com um porta-voz do Slack, uma plataforma de colaboração que atualmente supera os 8 milhões de usuários diários, “estamos nos estágios iniciais de uma transformação de 100 anos sobre como as pessoas vão trabalhar e se comunicar”. O próprio Linus Torvalds enxergou a necessidade de uma nova ferramenta para organizar melhor as contribuições que são feitas para o Linux e criou um sistema de controle que se tornou o padrão de fato para o desenvolvimento colaborativo de software.

Embora pesquisas recentes mostrem que as pessoas são mais produtivas quando trabalham sozinhas, a criação e desenvolvimento de novas ideias é cada vez mais um processo colaborativo. A ciência hoje se tornou muito complexa e especializada para que uma única pessoa consiga avanços significativos. O próximo passo da evolução do nosso conhecimento não depende mais de alguns poucos cérebros privilegiados, mas de como conectamos eficientemente a maior quantidade de cérebros hiper-especializados na pesquisa e desenvolvimento. O Linux é a prova disso.

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Ganhe dinheiro sem precisar trabalhar

Não se trata aqui daqueles anúncios duvidosos na Internet que prometem uma renda diária maior do que o salário da maioria dos brasileiros somente para você ficar sentado na frente do computador ou dicas de como investir na bolsa de valores.

A fórmula para ganhar dinheiro sem precisar trabalhar é simples e conhecida séculos antes mesmo de Cristo: “Escolha um trabalho que você ame e não terá que trabalhar um único dia em sua vida.”. São palavras de Confúcio.

Quando gostamos do que fazemos, raramente nos sentimos desmotivados. Essa motivação é fundamental para adquirirmos novos hábitos relacionados à nossa produtividade, por mais simples que sejam. Quando não nos importamos com o nosso trabalho, a tendência é procrastinarmos.

Em minhas observações, verifiquei que a maioria daqueles que adotaram o GTD  de maneira plena ou estão no grupo dos trabalhadores compulsivos ou são os felizardos apaixonados pelo que fazem. Nesse segundo grupo, há uma mistura poderosa daquilo em que as pessoas são excelentes, do que as engaja e da sua ética – aquilo em que acreditam ter importância.

Caso você esteja em um emprego do qual não gosta, ou até mesmo odeia, ganhar dinheiro fazendo aquilo por que se é apaixonado pode parecer um sonho impossível. E se você nunca fizer qualquer esforço para conseguir isso, você está certo: tal coisa nunca irá acontecer.

O GTD pode ajudá-lo. Com uma abordagem de dividir para conquistar, a metodologia irá, em um primeiro momento, organizar suas ações, projetos atuais e áreas de responsabilidades. Ao concluir esse primeiro estágio, você estará preparado para dar o próximo passo: definir pequenas ações que irão aproximá-lo dos seus objetivos, de suas metas e de seus sonhos. À medida que conclui essas ações, você se sentirá mais motivado, retroalimentando o sistema.

E se você não souber ainda qual é a sua paixão? Não se preocupe – você está no mesmo barco que muitas pessoas. A chave é iniciar a pesquisa e continuar procurando até encontrá-la e, depois, pensar nas possibilidades de ganhar dinheiro fazendo o que gosta, sendo realista em relação às expectativas.

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Integração da agenda com o Evernote

No GTD, a agenda é utilizada para cadastrar toda ação que precisa ser executada em uma data específica. Uma consulta médica, por exemplo.

Durante a etapa de revisão, a análise da agenda é fundamental para que se faça o planejamento do dia ou da semana, considerando os compromissos lá cadastrados. Contudo, pelo menos para a revisão diária, seria mais conveniente se as informações sobre os eventos da agenda estivessem disponíveis na caixa de entrada do Evernote.

Eu utilizo o Google Agenda. Nele é possível configurar as notificações de eventos para enviar um e-mail para o endereço da sua conta do Gmail e/ou gerar uma notificação através do aplicativo. No meu caso, esta segunda notificação aparece no celular.

Esta configuração de notificação pode ser definida para cada agenda e personalizada por evento. Na figura a seguir estou cadastrando uma consulta médica e configurando para notificar-me por e-mail um dia antes e através do celular 1 hora antes.

 

 

 

Como na revisão diária eu processo todas as caixas de entrada no início do dia, incluindo os e-mails da conta do Gmail, esta configuração já seria suficiente para que eu seja alertado sobre os meus compromissos com antecedência suficiente para fazer o planejamento diário.

Entretanto, como eu disse antes, seria mais conveniente se a notificação estivesse disponível na caixa de entrada do Evernote. E isso é possível através da criação de uma regra de redirecionamento no Gmail que envia todas as notificações para o e-mail da conta do Evernote.

Todas as mensagens direcionadas para a conta de e-mail do Evernote é automaticamente enviada para a caixa de entrada (caderno padrão).

Podemos descobrir qual é o endereço de e-mail da conta do Evernote com o procedimento a seguir:

O próximo passo é criar no Gmail a regra que redireciona as notificações para o e-mail do Evernote e exclui a mensagem logo em seguida. As regras de redirecionamento podem ser definidas acessando as configurações da conta de e-mail e depois a opção Filtros e Endereços Bloqueados.

Um exemplo de filtro de redirecionamento das notificações do Google Agenda:

 

Esta configuração provavelmente poderá ser adaptada para outros sistemas de agenda, visto que a maioria suporta o envio de notificações por e-mail e filtros de redirecionamento.

Agora que as informações estão concentradas na minha caixa de entrada do Evernote, consigo visualizar meus compromissos em momento oportuno e fazer meu planejamento com antecedência, conforme definido nas configurações da notificação do evento.

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