No GTD, a agenda é utilizada para cadastrar toda ação que precisa ser executada em uma data específica. Uma consulta médica, por exemplo.

Durante a etapa de revisão, a análise da agenda é fundamental para que se faça o planejamento do dia ou da semana, considerando os compromissos lá cadastrados. Contudo, pelo menos para a revisão diária, seria mais conveniente se as informações sobre os eventos da agenda estivessem disponíveis na caixa de entrada do Evernote.

Eu utilizo o Google Agenda. Nele é possível configurar as notificações de eventos para enviar um e-mail para o endereço da sua conta do Gmail e/ou gerar uma notificação através do aplicativo. No meu caso, esta segunda notificação aparece no celular.

Esta configuração de notificação pode ser definida para cada agenda e personalizada por evento. Na figura a seguir estou cadastrando uma consulta médica e configurando para notificar-me por e-mail um dia antes e através do celular 1 hora antes.

 

 

 

Como na revisão diária eu processo todas as caixas de entrada no início do dia, incluindo os e-mails da conta do Gmail, esta configuração já seria suficiente para que eu seja alertado sobre os meus compromissos com antecedência suficiente para fazer o planejamento diário.

Entretanto, como eu disse antes, seria mais conveniente se a notificação estivesse disponível na caixa de entrada do Evernote. E isso é possível através da criação de uma regra de redirecionamento no Gmail que envia todas as notificações para o e-mail da conta do Evernote.

Todas as mensagens direcionadas para a conta de e-mail do Evernote é automaticamente enviada para a caixa de entrada (caderno padrão).

Podemos descobrir qual é o endereço de e-mail da conta do Evernote com o procedimento a seguir:

O próximo passo é criar no Gmail a regra que redireciona as notificações para o e-mail do Evernote e exclui a mensagem logo em seguida. As regras de redirecionamento podem ser definidas acessando as configurações da conta de e-mail e depois a opção Filtros e Endereços Bloqueados.

Um exemplo de filtro de redirecionamento das notificações do Google Agenda:

 

Esta configuração provavelmente poderá ser adaptada para outros sistemas de agenda, visto que a maioria suporta o envio de notificações por e-mail e filtros de redirecionamento.

Agora que as informações estão concentradas na minha caixa de entrada do Evernote, consigo visualizar meus compromissos em momento oportuno e fazer meu planejamento com antecedência, conforme definido nas configurações da notificação do evento.

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Um dia, em 1927, Bluma Zeigarnik, estudante russa de psicologia da Universidade de Berlim, acompanhou vários colegas de classe e professores para jantar em um restaurante da cidade. Quando o garçom tomou os pedidos de todos os clientes sem escrever absolutamente nada, assim como fez com as demais mesas, ela imaginou que isso acabaria mal. No entanto, o garçom serviu a todos exatamente o que eles pediram.

Assim que deixaram o restaurante, Zeigarnik percebeu que tinha esquecido o seu lenço. Então ela voltou e perguntou ao garçom com a memória incrível se ele tinha o encontrado. O garçom não se lembrava dela, muito menos lembrou-se de onde ela estava sentada. “Como é possível que você não se lembre de mim com uma memória tão boa?”, perguntou ela. “Eu apenas mantenho a ordem dos pedidos em minha mente até eles serem atendidos”, respondeu o garçom.

Zeigarnik decidiu estudar este comportamento e descobriu que nosso cérebro armazena as tarefas inacabadas que constantemente atraem a atenção de nossa consciência, e quando as completamos, nosso cérebro as elimina. Chamamos isto de efeito Zeigarnik.

Experiências posteriores mostraram que isso não é exatamente verdade. Existem pessoas que são capazes de realizar múltiplos projetos ao mesmo tempo e sem sinais de estresse. Isso não seria possível se o nosso cérebro relaxasse somente quando a tarefa estivesse completa. Estudos recentes mostraram que tarefas pendentes roubam a atenção de nossa mente até termos uma ideia clara do que vamos fazer com elas.

Isso explica, em parte, porque o método GTD, implementado corretamente, nos permite ser produtivos de forma mais relaxada. As duas primeiras etapas do fluxo de trabalho do GTD – coleta e processamento – visam claramente eliminar essa incerteza que, afinal, é a causa do estresse.

Quando capturamos o que está chamado a atenção da nossa mente, nós temos uma sensação de conclusão. Mesmo que a tarefa não tenha sido concluída. sabemos que fizemos o que poderia ser realizado até o momento, que é anotar para que não seja esquecido. Nós decidiremos mais tarde o que fazer, caso seja necessário fazer alguma coisa.

Mais tarde, quando processamos tudo o que capturamos e esclarecemos o que vamos fazer, novamente recebemos este sentimento de conclusão, porque já temos o nosso plano de ação.

Ter muitas tarefas pendentes não é o que nos incomoda. A ansiedade é causada por termos um monte de coisas indefinidas em nossa cabeça.

 

Tradução livre do artigo: 

The Zeigarnik Effect and GTD – https://facilethings.com/blog/en/zeigarnik-effect-gtd

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A revisão é fundamental no GTD. Ela provoca reflexão sobre as coisas importantes de sua vida, permite monitorar seu progresso nas metas estabelecidas, traz-lhe sensação de controle e, principalmente, confiança no sistema.

Nesta etapa você esclarece o estado atual dos seus projetos e define as próximas ações para avançar em seus objetivos. Também identifica o que não está sendo feito para realizar os ajustes necessários.

Com tudo sob controle, sua cabeça ficará livre para pensar em um nível mais alto.

Na revisão diária, geralmente feita no início do dia, você precisará processar os itens em suas caixas de entrada, analisar e definir as próximas ações dos projetos ativos, ajustar as prioridades da lista de próximas ações e verificar a lista das tarefas delegadas que estão aguardando resposta. O resultado é um sistema organizado e um planejamento básico das ações que deverão ter seu foco naquele dia.

Obviamente que o processamento das caixas de entrada e o ajuste da lista de próxima ações deverá ser feita outras vezes ao longo do dia, em quantidade coerente com o dinamismo de sua vida cotidiana.

A revisão semanal, mais profunda, deverá incluir também a lista Algum dia/Talvez, o calendário da semana anterior e da próxima semana. Neste momento você irá refletir sobre o progresso em seus projetos e objetivos de curto e médio prazo.

Certamente durante as revisões surgirão novas ideias. Processe-as imediatamente.

A revisão é certamente o hábito mais difícil de conseguir e a principal razão pela qual as pessoas não conseguem se organizar. Seja persistente e corrija eventuais problemas para tornar seu sistema o mais confiável possível.

 

 

 

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Uma das principais dificuldades dos iniciantes no uso do GTD, além, é claro, da aquisição dos hábitos que o sistema propõe, é materializar seus conceitos. Existem diversos aplicativos e ótimos manuais de como configurá-los para o uso da metodologia. Encontramos na internet até mesmo tutoriais para os fãs do bom e velho papel e caneta.

Com o objetivo de ajudá-los a terem uma referência, criei esse vídeo propondo uma configuração básica do aplicativo Evernote para a organização dos itens coletados e processados.

Ressalto que não se trata de um aplicativo ou configuração oficial. Uma das grandes vantagens do GTD é que você poderá usar a ferramenta e a configuração que achar mais adequada.

Críticas e sugestões serão sempre bem-vindas.

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A fase de processamento é quando devemos decidir sobre os itens que coletamos, concentrados nas caixas de entrada (Evernote, e-mail, caixa de entrada física) após a primeira coleta. Considerando que a captura de novas informações poderá ocorrer a qualquer hora, devemos, cotidianamente, revisitar nossas caixas de entrada para processá-las.

Para cada item, fazemos a simples pergunta: é algo que demanda alguma ação?

Caso NÃO:

• Descarte – Pode parecer simples jogar algo no lixo, porém, para a maioria, é uma decisão muito difícil de tomar. Veremos futuramente que o GTD propõe definir nossos objetivos de curto, médio e longo prazo. Sugiro descartar qualquer item que não ajude a alcançar estes objetivos.

“Você pode conseguir muito na vida se estiver preparado para desistir de um monte de coisas.” – Bruce Lee

• Arquive – Você pode ter coletado algo que não exige ação, mas que é importante armazená-lo. Por exemplo, um manual de instrução, documento do trabalho, artigo da internet, etc. Estes itens, tanto físicos como eletrônicos, devem ser devidamente arquivados para futuras referências.

• Incube – Incubar é um conceito muito importante do GTD. Você provavelmente terá itens nas caixas de entrada que não demandam ação neste momento, mas que deverão ser reconsiderados no momento certo. Exemplos:
  • O anúncio de um show que você gostaria de ir e que acontecerá apenas daqui a seis meses.
  • Um treinamento online de programação que você gostaria de fazer, mas que não dispõe do tempo necessário atualmente.

Na fase de organização veremos que estes itens poderão ir para a lista Algum dia/Talvez ou para o calendário. A fase de revisão é muito importante para mantê-los no radar.

Caso SIM:

• Faça – Para as ações que levam menos de dois minutos para serem executadas não vale a pena gastar tempo organizando-as. Simplesmente faça-as.

• Delegue – Você claramente identifica um item que demanda uma ação, mas que, por alguma razão, deverá ser executada por outra pessoa. Esta ação deverá então ser delegada e registrada em uma lista apropriada para que você faça o acompanhamento.

• Adie – É uma ação que leva mais de dois minutos e deverá ser executada por você? Então coloque-a em uma lista de próximas ações. Caso tenha que ser executada apenas em uma data específica, coloque-a no calendário. Itens que exigem a execução de várias ações para serem concluídos serão organizados em projetos.

O fluxograma de processamento do GTD:

Imagem: vidaorganizada.com

A fase de processamento inclui apenas a tomada de decisão sobre os itens da caixa de entrada. O arquivamento das referências e movimentações das ações nas listas sugeridas será realizada na fase de organização, quando o sistema estiver plenamente configurado.

Embora ainda não possamos organizar todas as ações identificadas, proponho que seja feito um exercício de processamento das caixas de entrada, identificando os itens que devem ser descartados e as ações que devem ser executadas imediatamente por levarem menos do que dois minutos.

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