Integração da agenda com o Evernote

No GTD, a agenda é utilizada para cadastrar toda ação que precisa ser executada em uma data específica. Uma consulta médica, por exemplo.

Durante a etapa de revisão, a análise da agenda é fundamental para que se faça o planejamento do dia ou da semana, considerando os compromissos lá cadastrados. Contudo, pelo menos para a revisão diária, seria mais conveniente se as informações sobre os eventos da agenda estivessem disponíveis na caixa de entrada do Evernote.

Eu utilizo o Google Agenda. Nele é possível configurar as notificações de eventos para enviar um e-mail para o endereço da sua conta do Gmail e/ou gerar uma notificação através do aplicativo. No meu caso, esta segunda notificação aparece no celular.

Esta configuração de notificação pode ser definida para cada agenda e personalizada por evento. Na figura a seguir estou cadastrando uma consulta médica e configurando para notificar-me por e-mail um dia antes e através do celular 1 hora antes.

 

 

 

Como na revisão diária eu processo todas as caixas de entrada no início do dia, incluindo os e-mails da conta do Gmail, esta configuração já seria suficiente para que eu seja alertado sobre os meus compromissos com antecedência suficiente para fazer o planejamento diário.

Entretanto, como eu disse antes, seria mais conveniente se a notificação estivesse disponível na caixa de entrada do Evernote. E isso é possível através da criação de uma regra de redirecionamento no Gmail que envia todas as notificações para o e-mail da conta do Evernote.

Todas as mensagens direcionadas para a conta de e-mail do Evernote é automaticamente enviada para a caixa de entrada (caderno padrão).

Podemos descobrir qual é o endereço de e-mail da conta do Evernote com o procedimento a seguir:

O próximo passo é criar no Gmail a regra que redireciona as notificações para o e-mail do Evernote e exclui a mensagem logo em seguida. As regras de redirecionamento podem ser definidas acessando as configurações da conta de e-mail e depois a opção Filtros e Endereços Bloqueados.

Um exemplo de filtro de redirecionamento das notificações do Google Agenda:

 

Esta configuração provavelmente poderá ser adaptada para outros sistemas de agenda, visto que a maioria suporta o envio de notificações por e-mail e filtros de redirecionamento.

Agora que as informações estão concentradas na minha caixa de entrada do Evernote, consigo visualizar meus compromissos em momento oportuno e fazer meu planejamento com antecedência, conforme definido nas configurações da notificação do evento.

Continuar lendo


Boa comunicação e habilidade para trabalho em equipe

Essa descrição está sempre presente nos currículos graças à supervalorização que as empresas dão para o trabalho em grupo.

Adrian Furnham, psicólogo especialista em gestão, pesquisou a eficiência de técnicas de trabalho em grupo como o Brainstorming. Resumindo sua conclusão: ele não funciona. As pessoas são mais produtivas quando trabalham sozinhas.

Pergunta, Perguntas, Homem, Cabeça

Além do impacto na produtividade, as decisões que tomamos quando trabalhamos presencialmente em grupo são muitas vezes influenciadas pela habilidade verbal dos participantes, principalmente quando há dados insuficientes. Neste cenário, um dos vilões é o próprio meio de comunicação.

Salvo algumas exceções, onde a análise de comportamento é fundamental para a tomada de decisão, a comunicação virtual geralmente produz as melhores decisões. Afinal, nós podemos pensar e buscar mais dados antes de, por exemplo, responder um e-mail.

Pode parecer um sacrilégio corporativo, mas, na maioria dos casos, se você quer que um trabalho seja bem feito,  privacidade e comunicação virtual é melhor do que colocar várias pessoas em uma sala.

 

Continuar lendo


Fazer

Com a sua mente livre e seu sistema organizado e confiável, você poderá partir para a última etapa do GTD: decidir o que fazer de sua lista de próximas ações.

A motivação para iniciar e completar uma tarefa é absolutamente pessoal, mas escolher uma tarefa no GTD é fácil. Eis os critérios para essa tomada de decisão:

Contexto

Quais tarefas você pode executar em seu local atual? Você dispõe de todas as ferramentas necessárias?

Na configuração do Evernote sugerida, foram criadas listas baseadas em contexto para filtrar as tarefas, pois de nada adianta olhar para uma tarefa que você precisa executar em sua casa enquanto você está no escritório.

Tempo

Com a visualização apenas das tarefas adequadas ao seu contexto atual, verifique o seu tempo disponível. Não comece um relatório de 1 hora se você tiver apenas 10 minutos antes da próxima reunião.

Prioridade

Qual é a tarefa mais importante? Lembre-se que na etapa de processamento a prioridade já foi definida, entretanto, ela poderá ser modificada nas etapas de revisão ou com base em alguma informação adicional (por exemplo, o prazo para conclusão de um relatório foi alterado).

Energia

Máquinas não se sentem indispostas. Caso fosse uma delas, apenas os três critérios anteriores seriam suficientes para você escolher uma tarefa. Entretanto, você deve refletir se no momento possui a energia necessária para a execução desta tarefa.

Os ciclos e os níveis de energia de cada pessoa são diferentes. Algumas se sentem mais dispostas pela manhã, outras precisam de cafeína. Não existe fórmula mágica, apenas autoconsciência vai lhe permitir gerenciar melhor os seus níveis de energia.

Agora que escolheu uma tarefa com base nestes quatro critérios, basta fazer.

Continuar lendo