A fase de processamento é quando devemos decidir sobre os itens que coletamos, concentrados nas caixas de entrada (Evernote, e-mail, caixa de entrada física) após a primeira coleta. Considerando que a captura de novas informações poderá ocorrer a qualquer hora, devemos, cotidianamente, revisitar nossas caixas de entrada para processá-las.
Para cada item, fazemos a simples pergunta: é algo que demanda alguma ação?
Caso NÃO:
- Descarte – Pode parecer simples jogar algo no lixo, porém, para a maioria, é uma decisão muito difícil de tomar. Veremos futuramente que o GTD propõe definir nossos objetivos de curto, médio e longo prazo. Sugiro descartar qualquer item que não ajude a alcançar estes objetivos.
“Você pode conseguir muito na vida se estiver preparado para desistir de um monte de coisas.” – Bruce Lee
- Arquive – Você pode ter coletado algo que não exige ação, mas que é importante armazená-lo. Por exemplo, um manual de instrução, documento do trabalho, artigo da internet, etc. Estes itens, tanto físicos como eletrônicos, devem ser devidamente arquivados para futuras referências.
- Incube – Incubar é um conceito muito importante do GTD. Você provavelmente terá itens nas caixas de entrada que não demandam ação neste momento, mas que deverão ser reconsiderados no momento certo. Exemplos:
- O anúncio de um show que você gostaria de ir e que acontecerá apenas daqui a seis meses.
- Um treinamento online de programação que você gostaria de fazer, mas que não dispõe do tempo necessário atualmente.
Na fase de organização veremos que estes itens poderão ir para a lista Algum dia/Talvez ou para o calendário. A fase de revisão é muito importante para mantê-los no radar.
Caso SIM:
- Faça – Para as ações que levam menos de dois minutos para serem executadas não vale a pena gastar tempo organizando-as. Simplesmente faça-as.
- Delegue – Você claramente identifica um item que demanda uma ação, mas que, por alguma razão, deverá ser executada por outra pessoa. Esta ação deverá então ser delegada e registrada em uma lista apropriada para que você faça o acompanhamento.
- Adie – É uma ação que leva mais de dois minutos e deverá ser executada por você? Então coloque-a em uma lista de próximas ações. Caso tenha que ser executada apenas em uma data específica, coloque-a no calendário. Itens que exigem a execução de várias ações para serem concluídos serão organizados em projetos.
O fluxograma de processamento do GTD:
Imagem: vidaorganizada.com
A fase de processamento inclui apenas a tomada de decisão sobre os itens da caixa de entrada. O arquivamento das referências e movimentações das ações nas listas sugeridas será realizada na fase de organização, quando o sistema estiver plenamente configurado.
Embora ainda não possamos organizar todas as ações identificadas, proponho que seja feito um exercício de processamento das caixas de entrada, identificando os itens que devem ser descartados e as ações que devem ser executadas imediatamente por levarem menos do que dois minutos.