Durante a fase de processamento do GTD, podemos identificar coisas que não exigem ações, entretanto, contém informações importantes que podem ser usadas para alguma tarefa ou projeto futuro. A metodologia chama esse tipo de informação de material de referência. Saber organizar as referências de maneira eficiente é fundamental no GTD.
Embora esses materiais possam ser físicos, como um livro, uma conta ou um relatório impresso, a grande maioria atualmente nos chega no formato digital, como e-books, planilhas, artigos na Web, e-mails, etc. No caso do material físico, precisamos manter as coisas simples. Um conjunto de pastas etiquetadas e de fácil acesso muitas vezes já é suficiente.
Com relação ao material digital, podemos recorrer ao Evernote, utilizando as etiquetas para identificar o tipo do material e o assunto. No meu caso, utilizo o caractere & para identificar o tipo e o caractere # para identificar o assunto. Por exemplo, este artigo teriam as etiquetas: &Artigo #GTD. Como todas as outras listas do GTD (projetos, próximas ações, checklists) também estão organizadas no Evernote, o gerenciamento dos materiais de referência fica mais intuitivo e divertido, além de seguro, pois as informações são sincronizadas com a nuvem.
Muitas vezes gostaríamos que as anotações de uma tarefa ou os materiais de suporte de um determinado projeto se tornem materiais de referência. Essas informações já estão organizadas em notas do Evernote e, portanto, precisamos apenas alterar as etiquetas para organizá-las como referências.
Uma outra situação comum é quando estamos navegando na Internet e encontramos alguma informação que parece interessante, mas estamos sem tempo ou energia suficiente para ler aquilo naquele exato momento. As pessoas lidam com isso de diversas maneiras. As mais comuns são deixar a aba do navegador aberta, o que acaba nos frustrando à medida que elas acumulam, ou adicionar as páginas aos Favoritos do próprio navegador, o que dificulta a organização e a pesquisa das informações.
Uma vez que nossas referências estão organizadas no Evernote, podemos recorrer ao plugin chamado Evernote Web Clipper para enviar a página diretamente para o nosso sistema. O plugin é suportado pela maioria dos navegadores e adiciona um ícone do Evernote ao lado da barra de endereços. Quando clicamos no ícone, ele permite selecionar o formato de captura (artigo, artigo simplificado, captura de tela, PDF, e-mail), o caderno e as etiquetas.
Eu utilizo a etiqueta %ParaLOA (Para Ler/Ouvir/Assistir). Então adiciono essa etiqueta diretamente a partir do Evernote Web Clipper e, logo após a captura, a página estará organizada em uma lista do Evernote onde posso consultar posteriormente. Eventualmente, transformo os itens dessa lista em referências simplesmente adicionando as etiquetas de tipo e assunto.
Com nossas referências centralizadas no Evernote e organizadas com etiquetas, podemos usar seus recursos de pesquisa para achar a informação que precisamos para apoiar a execução das nossas tarefas e projetos.
Para saber os detalhes de implementação da metodologia GTD usando o Evernote, sugiro assistir o vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=YWiIn18Hwwo.