Conheça as ferramentas

Quem já conseguiu assistir ao vídeo de introdução sugerido e/ou ler o livro do David Allen sabe que o GTD tem como base cinco fases:

  • Coletar – Capture qualquer coisa e tudo o que estiver ocupando sua atenção.
  • Processar – Identifique os executáveis, defina as próximas ações e os resultados esperados.
  • Organizar – Classifique as informações de maneira simples, em categorias apropriadas, com base em como e quando você precisa acessá-las.
  • Revisar – Revise as informações de seu sistema e atualize-as periodicamente.
  • Fazer – Escolha o que executar em um determinado momento.

Os detalhes de cada fase virão naturalmente com a implementação. Neste momento, faço algumas observações que dão apoio à escolha das ferramentas:

  1. Coleta onipresente. Informações que necessitam de nossa atenção podem surgir a qualquer hora e em qualquer lugar. As ferramentas devem estar disponíveis para capturá-las.
  2. Devemos analisar e coletar todas as informações e, preferencialmente, concentra-las em poucas caixas de entrada. Portanto, reduzir a quantidade de fontes de informação e armazenamento irá simplificar o sistema.
  3. Não pode haver burocracia nas fases de processamento, organização e revisão, caso contrário, muita energia será utilizada apenas para manter o sistema.

Conhecida as premissas, meu sistema se baseia nas seguintes ferramentas:

  • Evernote – É a ferramenta principal. Uma aplicação de gerenciamento de notas com versões para desktop, web e dispositivos móveis (Android e iOS). Nele é possível a criação de notas de áudio – o que simplifica a coleta das informações. O suporte a etiquetas (tags) nas notas é fundamental para a fase de organização.
  • Evernote Web Clipper  Muitas vezes precisamos capturar informações de alguma página na Internet. O Evernote Web Clipper é um plugin do Evernote para os navegadores Web que permite capturar com um clique as informações de uma página e sincronizá-las com a caixa de entrada do Evernote.
  • Google Agenda e Microsoft Outlook – O calendário é para as ações identificadas que precisam ser executadas apenas em determinado dia e horário (Por exemplo, uma consulta médica). A escolha do Google Agenda para o calendário pessoal é devido à facilidade para cadastrar os eventos (lembre-se, o sistema não pode ser burocrático). Algumas empresas já possuem um sistema de colaboração com calendário que deve ser usado pelos seus funcionários. No meu caso, os eventos relacionados ao trabalho são cadastrados no Microsoft Outlook.
  • Gmail e Microsoft Outlook – Concentro meus e-mails apenas em duas contas: uma conta pessoal no Gmail e outra conta para o trabalho no Microsoft Outlook. Os e-mails são considerados caixas de entradas, portanto, evite ter várias contas e descadastre-se das listas de e-mail que não trazem informações úteis e que sobrecarregam o sistema.
  • Caixa de entrada física  E o que fazer com a papelada? Precisamos de uma caixa de entrada física onde jogamos toda ela para posterior processamento. No meu caso, tenho uma caixa de entrada física em casa e outra em uma pasta que carrego nas viagens a trabalho.

Com esse conjunto de ferramentas, diariamente eu analiso poucas caixas de entrada (Evernote, conta de e-mail pessoal, conta de e-mail do trabalho e a caixa de entrada física) e, após o processamento e organização, as caixas de entradas ficam vazias e a lista de tarefas concentrada apenas no Evernote.

Próximos passos

  1. Reflita sobre as suas fontes de informação (e-mails, redes sociais, etc). Simplifique e rejeite o inútil.
  2. Instale o Evernote e estude os seus recursos (atalhos, etiquetas, pesquisa, etc). Além da versão para desktop e Web, é importante também conhecer a versão para dispositivos móveis.
  3. Caso não utilize alguma ferramenta de agenda eletrônica, comece. O Google Agenda é uma boa opção e tem versões para Web e dispositivos móveis.

Lembre-se, trata-se apenas de uma referência de implementação da metodologia. Não existe obrigação no uso das ferramentas citadas.

Na próxima postagem iremos entender e executar a coleta inicial.

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Seja água, meu amigo.

“Getting Things Done, cuja abreviação é GTD, é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen.

O GTD se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.” Fonte: Wikipédia.

Inspirado pelas artes marciais, “a mente clara como a água” pode ser considerado o propósito mais importante do GTD. De nada serviriam os conceitos, os hábitos e as ferramentas utilizadas para implementá-lo se deixarmos de lado este propósito.

Não pretendo me aprofundar nos conceitos do GTD, pois muitos já fizeram esse trabalho e disponibilizaram na Internet. Portanto, sugiro inicialmente:

1. Assistir algum vídeo de introdução:

 

 

2. Ler o livro:

“A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo” – David Allen

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O próprio GTD esclarece que, em um determinado projeto, é imprescindível definirmos seu objetivo e visualizarmos o resultado. Depois de assistir alguns vídeos e ler o livro, provavelmente você estará empolgado para colocar tudo o que aprendeu em prática. Neste ponto, é muito fácil esquecer exatamente o objetivo do próprio GTD. Então, nunca se esqueça: seja água, meu amigo.

Com isso em mente, o próximo passo é iniciar. Nas próximas publicações e aos poucos, falarei em detalhes sobre quais ferramentas eu utilizo para implementar o GTD e como elas se encaixam nos 5 estágios sugeridos pela metodologia.

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Nova categoria: produtividade

Em 2014, a revista The Economist publicou uma reportagem que critica o nível de produtividade dos trabalhadores brasileiros, com frases do tipo “são gloriosamente improdutivos” e “a partir do momento em que você pisa no Brasil você começa a perder tempo”.

Esta reportagem apareceu durante meu entusiasmo diante de uma recém-descoberta – a famosa metodologia de produtividade GTD. Foi o estímulo que precisava para lidar com a minha dificuldade de adquirir novos hábitos (e perder outros). Naturalmente, houve necessidade de aprimorar os métodos ao longo destes poucos anos, seja através da pesquisa de novas ferramentas ou pelo estudo de outras metodologias e seus aspectos psicológicos.

Desde então, este aprimoramento tem sido constante e, hoje, considero o sistema que estou utilizando, largamente baseado no GTD, maduro o suficiente para ser compartilhado e discutido.

Periodicamente irei publicar alguns textos sobre as ferramentas e suas configurações (apenas como referência, visto que as metodologias não impõem o uso de ferramenta específica), os desafios encontrados e ideias para novos modelos de priorização de atividades e gerenciamento de memória.

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RDO: Distribuição RPM do OpenStack

OpenStack é um projeto Open Source para construir e gerenciar nuvens públicas ou privadas no modelo conhecido como infrastructure-as-a-service (IaaS).

Tentando traduzir para quem não está acostumado com o vocabulário da computação em nuvem, pode-se dizer que o OpenStack fornece os componentes de software para disponibilizarmos serviços semelhantes aos principais serviços da Amazon AWS (EC2, S3, RDS, dentre outros), tanto para fornecê-los para terceiros (nuvem pública), como para uso interno (nuvem privada).

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Atualização dinâmica do kernel Linux

É comum administradores Linux se vangloriarem da estabilidade de seus servidores dizendo que eles não foram reiniciados nos últimos anos. O uptime do sistema é uma espécie de medalha conseguida a duras penas na guerra santa entre os sistemas operacionais da Microsoft e o Linux.

Enquanto os sistemas operacionais da Microsoft carregam o fardo do seu passado sombrio de instabilidade, o Linux mantém fama oposta. Mas até que ponto não reiniciar o sistema por um longo período de tempo é algo a ser comemorado?

Se por um lado isto demonstra algumas virtudes do sistema operacional, por outro revela que o administrador de sistemas não está preocupado com a segurança de seus servidores. Falhas são encontradas com alguma frequência no kernel Linux, e uma atualização neste componente exige a reinicialização do sistema.

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