Revisar para confiar

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A revisão é fundamental no GTD. Ela provoca reflexão sobre as coisas importantes de sua vida, permite monitorar seu progresso nas metas estabelecidas, traz-lhe sensação de controle e, principalmente, confiança no sistema.

Nesta etapa você esclarece o estado atual dos seus projetos e define as próximas ações para avançar em seus objetivos. Também identifica o que não está sendo feito para realizar os ajustes necessários.

Com tudo sob controle, sua cabeça ficará livre para pensar em um nível mais alto.

Na revisão diária, geralmente feita no início do dia, você precisará processar os itens em suas caixas de entrada, analisar e definir as próximas ações dos projetos ativos, ajustar as prioridades da lista de próximas ações e verificar a lista das tarefas delegadas que estão aguardando resposta. O resultado é um sistema organizado e um planejamento básico das ações que deverão ter seu foco naquele dia.

Obviamente que o processamento das caixas de entrada e o ajuste da lista de próxima ações deverá ser feita outras vezes ao longo do dia, em quantidade coerente com o dinamismo de sua vida cotidiana.

A revisão semanal, mais profunda, deverá incluir também a lista Algum dia/Talvez, o calendário da semana anterior e da próxima semana. Neste momento você irá refletir sobre o progresso em seus projetos e objetivos de curto e médio prazo.

Certamente durante as revisões surgirão novas ideias. Processe-as imediatamente.

A revisão é certamente o hábito mais difícil de conseguir e a principal razão pela qual as pessoas não conseguem se organizar. Seja persistente e corrija eventuais problemas para tornar seu sistema o mais confiável possível.

 

 

 

Configuração básica do Evernote para o GTD

Uma das principais dificuldades dos iniciantes no uso do GTD, além, é claro, da aquisição dos hábitos que o sistema propõe, é materializar seus conceitos. Existem diversos aplicativos e ótimos manuais de como configurá-los para o uso da metodologia. Encontramos na internet até mesmo tutoriais para os fãs do bom e velho papel e caneta.

Com o objetivo de ajudá-los a terem uma referência, criei esse vídeo propondo uma configuração básica do aplicativo Evernote para a organização dos itens coletados e processados.

Ressalto que não se trata de um aplicativo ou configuração oficial. Uma das grandes vantagens do GTD é que você poderá usar a ferramenta e a configuração que achar mais adequada.

Críticas e sugestões serão sempre bem-vindas.

Processamento

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A fase de processamento é quando devemos decidir sobre os itens que coletamos, concentrados nas caixas de entrada (Evernote, e-mail, caixa de entrada física) após a primeira coleta. Considerando que a captura de novas informações poderá ocorrer a qualquer hora, devemos, cotidianamente, revisitar nossas caixas de entrada para processá-las.

Para cada item, fazemos a simples pergunta: é algo que demanda alguma ação?

Caso NÃO:

  • Descarte – Pode parecer simples jogar algo no lixo, porém, para a maioria, é uma decisão muito difícil de tomar. Veremos futuramente que o GTD propõe definir nossos objetivos de curto, médio e longo prazo. Sugiro descartar qualquer item que não ajude a alcançar estes objetivos.

Você pode conseguir muito na vida se estiver preparado para desistir de um monte de coisas.” – Bruce Lee

  • Arquive – Você pode ter coletado algo que não exige ação, mas que é importante armazená-lo. Por exemplo, um manual de instrução, documento do trabalho, artigo da internet, etc. Estes itens, tanto físicos como eletrônicos, devem ser devidamente arquivados para futuras referências.
  • Incube – Incubar é um conceito muito importante do GTD. Você provavelmente terá itens nas caixas de entrada que não demandam ação neste momento, mas que deverão ser reconsiderados no momento certo. Exemplos:
    • O anúncio de um show que você gostaria de ir e que acontecerá apenas daqui a seis meses.
    • Um treinamento online de programação que você gostaria de fazer, mas que não dispõe do tempo necessário atualmente.

Na fase de organização veremos que estes itens poderão ir para a lista Algum dia/Talvez ou para o calendário. A fase de revisão é muito importante para mantê-los no radar.

Caso SIM:

  • Faça – Para as ações que levam menos de dois minutos para serem executadas não vale a pena gastar tempo organizando-as. Simplesmente faça-as.
  • Delegue – Você claramente identifica um item que demanda uma ação, mas que, por alguma razão, deverá ser executada por outra pessoa. Esta ação deverá então ser delegada e registrada em uma lista apropriada para que você faça o acompanhamento.
  • Adie – É uma ação que leva mais de dois minutos e deverá ser executada por você? Então coloque-a em uma lista de próximas ações. Caso tenha que ser executada apenas em uma data específica, coloque-a no calendário. Itens que exigem a execução de várias ações para serem concluídos serão organizados em projetos.

O fluxograma de processamento do GTD:

Imagem: vidaorganizada.com

A fase de processamento inclui apenas a tomada de decisão sobre os itens da caixa de entrada. O arquivamento das referências e movimentações das ações nas listas sugeridas será realizada na fase de organização, quando o sistema estiver plenamente configurado.

Embora ainda não possamos organizar todas as ações identificadas, proponho que seja feito um exercício de processamento das caixas de entrada, identificando os itens que devem ser descartados e as ações que devem ser executadas imediatamente por levarem menos do que dois minutos.

A primeira coleta

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O primeiro passo do GTD é a coleta. Trata-se do hábito, na minha opinião, mais fácil de adquirir e que proporciona resultados mais evidentes. Seu objetivo não poderia ser mais simples: esvaziar a mente.

Na verdade, embora sem percebermos, nós já capturamos tudo o que é relevante para a nossa realidade. Pelo menos nosso cérebro faz. É um ato inconsciente, responsável por colocar essa informação em algum lugar em nossa mente onde, além de não ser acessível para análise adequada no momento certo, ela restringe constantemente nossa atenção.

Para termos qualquer senso de controle sobre nossas ideias, fluxo de trabalho e ambiente, precisamos saber exatamente com o que estamos lidando. A fase da coleta, portanto, deve capturar qualquer coisa que tem a nossa atenção. O “qualquer coisa” pode ser mental ou físico. Exemplos mentais incluem ideias para uma nova campanha de marketing, uma postagem no blog ou comprar leite no mercado. Exemplos físicos incluem e-mails, documentos ou os relatórios empilhados ao lado da mesa.

A primeira coleta é a mais trabalhosa. No meu caso, sua execução levou aproximadamente dois dias, porém, não foi algo tedioso. Muito pelo contrário.

O que você precisa para começar é apenas uma ferramenta de anotações (no meu caso, o Evernote). Papel e caneta também dão conta do recado.

Agora vem a parte divertida: faça nota de cada pensamento, ideia ou projeto que esteja em sua mente na sua ferramenta de anotações ou em um pedaço de papel. Sim, tudo! Qualquer coisa que vem à sua mente e que tem sua atenção precisa ser anotada.

Isto pode parecer estranho pois você está acostumado a tentar manter o máximo possível em sua memória. O segredo por trás do GTD é que você não mantém NADA em sua mente. Assim que você pensar em alguma coisa relevante, você deve registrá-la o mais rápido possível e expulsá-la de sua mente. Nossa memória é um recurso precioso e limitado.

Quando você começar, pode demorar para as ideias aparecerem, mas logo elas irão aparecer tão rápida e repentinamente que será um desafio registrá-las. Não adivinhe e não julgue, apenas registre. Eis alguns exemplos de pensamentos que você poderia registrar:

  • Trocar o óleo do carro
  • Convidar um amigo para almoçar
  • Pesquisar preços de smartphone
  • Viajar para a Europa
  • Perder peso
  • Encher os pneus da bicicleta
  • Obter informação sobre o projeto de desenvolvimento do site

No Evernote, basta criar as devidas notas na caixa de entrada. Não é necessário elaborar muito as informações em cada anotação, apenas o suficiente para que você possa processá-las posteriormente.

A mesma coisa que você fez com seus pensamentos e ideias você deve fazer com o seu material físico. Pesquise em seu ambiente por qualquer coisa que não pertença àquele lugar e coloque-o em uma caixa. Por exemplo, aquele celular quebrado que está esperando conserto, um catálogo de produtos que precisa ser analisado, etc.

Apenas colete. Não organize nada. Isto será feito em outra etapa.

 

 

 

 

 

Conheça as ferramentas

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Quem já conseguiu assistir ao vídeo de introdução sugerido e/ou ler o livro do David Allen sabe que o GTD tem como base cinco fases:

  • Coletar – Capture qualquer coisa e tudo o que estiver ocupando sua atenção.
  • Processar – Identifique os executáveis, defina as próximas ações e os resultados esperados.
  • Organizar – Classifique as informações de maneira simples, em categorias apropriadas, com base em como e quando você precisa acessá-las.
  • Revisar – Revise as informações de seu sistema e atualize-as periodicamente.
  • Fazer – Escolha o que executar em um determinado momento.

Os detalhes de cada fase virão naturalmente com a implementação. Neste momento, faço algumas observações que dão apoio à escolha das ferramentas:

  1. Coleta onipresente. Informações que necessitam de nossa atenção podem surgir a qualquer hora e em qualquer lugar. As ferramentas devem estar disponíveis para capturá-las.
  2. Devemos analisar e coletar todas as informações e, preferencialmente, concentra-las em poucas caixas de entrada. Portanto, reduzir a quantidade de fontes de informação e armazenamento irá simplificar o sistema.
  3. Não pode haver burocracia nas fases de processamento, organização e revisão, caso contrário, muita energia será utilizada apenas para manter o sistema.

Conhecida as premissas, meu sistema se baseia nas seguintes ferramentas:

  • Evernote – É a ferramenta principal. Uma aplicação de gerenciamento de notas com versões para desktop, web e dispositivos móveis (Android e iOS). Nele é possível a criação de notas de áudio – o que simplifica a coleta das informações. O suporte a etiquetas (tags) nas notas é fundamental para a fase de organização.
  • Evernote Web Clipper  Muitas vezes precisamos capturar informações de alguma página na Internet. O Evernote Web Clipper é um plugin do Evernote para os navegadores Web que permite capturar com um clique as informações de uma página e sincronizá-las com a caixa de entrada do Evernote.
  • Google Agenda e Microsoft Outlook – O calendário é para as ações identificadas que precisam ser executadas apenas em determinado dia e horário (Por exemplo, uma consulta médica). A escolha do Google Agenda para o calendário pessoal é devido à facilidade para cadastrar os eventos (lembre-se, o sistema não pode ser burocrático). Algumas empresas já possuem um sistema de colaboração com calendário que deve ser usado pelos seus funcionários. No meu caso, os eventos relacionados ao trabalho são cadastrados no Microsoft Outlook.
  • Gmail e Microsoft Outlook – Concentro meus e-mails apenas em duas contas: uma conta pessoal no Gmail e outra conta para o trabalho no Microsoft Outlook. Os e-mails são considerados caixas de entradas, portanto, evite ter várias contas e descadastre-se das listas de e-mail que não trazem informações úteis e que sobrecarregam o sistema.
  • Caixa de entrada física  E o que fazer com a papelada? Precisamos de uma caixa de entrada física onde jogamos toda ela para posterior processamento. No meu caso, tenho uma caixa de entrada física em casa e outra em uma pasta que carrego nas viagens a trabalho.

Com esse conjunto de ferramentas, diariamente eu analiso poucas caixas de entrada (Evernote, conta de e-mail pessoal, conta de e-mail do trabalho e a caixa de entrada física) e, após o processamento e organização, as caixas de entradas ficam vazias e a lista de tarefas concentrada apenas no Evernote.

Próximos passos

  1. Reflita sobre as suas fontes de informação (e-mails, redes sociais, etc). Simplifique e rejeite o inútil.
  2. Instale o Evernote e estude os seus recursos (atalhos, etiquetas, pesquisa, etc). Além da versão para desktop e Web, é importante também conhecer a versão para dispositivos móveis.
  3. Caso não utilize alguma ferramenta de agenda eletrônica, comece. O Google Agenda é uma boa opção e tem versões para Web e dispositivos móveis.

Lembre-se, trata-se apenas de uma referência de implementação da metodologia. Não existe obrigação no uso das ferramentas citadas.

Na próxima postagem iremos entender e executar a coleta inicial.