O primeiro passo do GTD é a coleta. Trata-se do hábito, na minha opinião, mais fácil de adquirir e que proporciona resultados mais evidentes. Seu objetivo não poderia ser mais simples: esvaziar a mente.

Na verdade, embora sem percebermos, nós já capturamos tudo o que é relevante para a nossa realidade. Pelo menos nosso cérebro faz. É um ato inconsciente, responsável por colocar essa informação em algum lugar em nossa mente onde, além de não ser acessível para análise adequada no momento certo, ela restringe constantemente nossa atenção.

Para termos qualquer senso de controle sobre nossas ideias, fluxo de trabalho e ambiente, precisamos saber exatamente com o que estamos lidando. A fase da coleta, portanto, deve capturar qualquer coisa que tem a nossa atenção. O “qualquer coisa” pode ser mental ou físico. Exemplos mentais incluem ideias para uma nova campanha de marketing, uma postagem no blog ou comprar leite no mercado. Exemplos físicos incluem e-mails, documentos ou os relatórios empilhados ao lado da mesa.

A primeira coleta é a mais trabalhosa. No meu caso, sua execução levou aproximadamente dois dias, porém, não foi algo tedioso. Muito pelo contrário.

O que você precisa para começar é apenas uma ferramenta de anotações (no meu caso, o Evernote). Papel e caneta também dão conta do recado.

Agora vem a parte divertida: faça nota de cada pensamento, ideia ou projeto que esteja em sua mente na sua ferramenta de anotações ou em um pedaço de papel. Sim, tudo! Qualquer coisa que vem à sua mente e que tem sua atenção precisa ser anotada.

Isto pode parecer estranho pois você está acostumado a tentar manter o máximo possível em sua memória. O segredo por trás do GTD é que você não mantém NADA em sua mente. Assim que você pensar em alguma coisa relevante, você deve registrá-la o mais rápido possível e expulsá-la de sua mente. Nossa memória é um recurso precioso e limitado.

Quando você começar, pode demorar para as ideias aparecerem, mas logo elas irão aparecer tão rápida e repentinamente que será um desafio registrá-las. Não adivinhe e não julgue, apenas registre. Eis alguns exemplos de pensamentos que você poderia registrar:

• Trocar o óleo do carro
• Convidar um amigo para almoçar
• Pesquisar preços de smartphone
• Viajar para a Europa
• Perder peso
• Encher os pneus da bicicleta
• Obter informação sobre o projeto de desenvolvimento do site

No Evernote, basta criar as devidas notas na caixa de entrada. Não é necessário elaborar muito as informações em cada anotação, apenas o suficiente para que você possa processá-las posteriormente.

A mesma coisa que você fez com seus pensamentos e ideias você deve fazer com o seu material físico. Pesquise em seu ambiente por qualquer coisa que não pertença àquele lugar e coloque-o em uma caixa. Por exemplo, aquele celular quebrado que está esperando conserto, um catálogo de produtos que precisa ser analisado, etc.

Apenas colete. Não organize nada. Isto será feito em outra etapa.

 

 

 

 

 

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Quem já conseguiu assistir ao vídeo de introdução sugerido e/ou ler o livro do David Allen sabe que o GTD tem como base cinco fases:

• Coletar – Capture qualquer coisa e tudo o que estiver ocupando sua atenção.
• Processar – Identifique os executáveis, defina as próximas ações e os resultados esperados.
• Organizar – Classifique as informações de maneira simples, em categorias apropriadas, com base em como e quando você precisa acessá-las.
• Revisar – Revise as informações de seu sistema e atualize-as periodicamente.
• Fazer – Escolha o que executar em um determinado momento.

Os detalhes de cada fase virão naturalmente com a implementação. Neste momento, faço algumas observações que dão apoio à escolha das ferramentas:

1. Coleta onipresente. Informações que necessitam de nossa atenção podem surgir a qualquer hora e em qualquer lugar. As ferramentas devem estar disponíveis para capturá-las.
2. Devemos analisar e coletar todas as informações e, preferencialmente, concentra-las em poucas caixas de entrada. Portanto, reduzir a quantidade de fontes de informação e armazenamento irá simplificar o sistema.
3. Não pode haver burocracia nas fases de processamento, organização e revisão, caso contrário, muita energia será utilizada apenas para manter o sistema.

Conhecida as premissas, meu sistema se baseia nas seguintes ferramentas:

• Evernote – É a ferramenta principal. Uma aplicação de gerenciamento de notas com versões para desktop, web e dispositivos móveis (Android e iOS). Nele é possível a criação de notas de áudio – o que simplifica a coleta das informações. O suporte a etiquetas (tags) nas notas é fundamental para a fase de organização.
• Evernote Web Clipper – Muitas vezes precisamos capturar informações de alguma página na Internet. O Evernote Web Clipper é um plugin do Evernote para os navegadores Web que permite capturar com um clique as informações de uma página e sincronizá-las com a caixa de entrada do Evernote.
• Google Agenda e Microsoft Outlook – O calendário é para as ações identificadas que precisam ser executadas apenas em determinado dia e horário (Por exemplo, uma consulta médica). A escolha do Google Agenda para o calendário pessoal é devido à facilidade para cadastrar os eventos (lembre-se, o sistema não pode ser burocrático). Algumas empresas já possuem um sistema de colaboração com calendário que deve ser usado pelos seus funcionários. No meu caso, os eventos relacionados ao trabalho são cadastrados no Microsoft Outlook.
• Gmail e Microsoft Outlook – Concentro meus e-mails apenas em duas contas: uma conta pessoal no Gmail e outra conta para o trabalho no Microsoft Outlook. Os e-mails são considerados caixas de entradas, portanto, evite ter várias contas e descadastre-se das listas de e-mail que não trazem informações úteis e que sobrecarregam o sistema.
• Caixa de entrada física – E o que fazer com a papelada? Precisamos de uma caixa de entrada física onde jogamos toda ela para posterior processamento. No meu caso, tenho uma caixa de entrada física em casa e outra em uma pasta que carrego nas viagens a trabalho.

Com esse conjunto de ferramentas, diariamente eu analiso poucas caixas de entrada (Evernote, conta de e-mail pessoal, conta de e-mail do trabalho e a caixa de entrada física) e, após o processamento e organização, as caixas de entradas ficam vazias e a lista de tarefas concentrada apenas no Evernote.

Próximos passos

1. Reflita sobre as suas fontes de informação (e-mails, redes sociais, etc). Simplifique e rejeite o inútil.
2. Instale o Evernote e estude os seus recursos (atalhos, etiquetas, pesquisa, etc). Além da versão para desktop e Web, é importante também conhecer a versão para dispositivos móveis.
3. Caso não utilize alguma ferramenta de agenda eletrônica, comece. O Google Agenda é uma boa opção e tem versões para Web e dispositivos móveis.

Lembre-se, trata-se apenas de uma referência de implementação da metodologia. Não existe obrigação no uso das ferramentas citadas.

Na próxima postagem iremos entender e executar a coleta inicial.

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“Getting Things Done, cuja abreviação é GTD, é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen.

O GTD se baseia no princípio de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar de tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.” Fonte: Wikipédia.

Inspirado pelas artes marciais, “a mente clara como a água” pode ser considerado o propósito mais importante do GTD. De nada serviriam os conceitos, os hábitos e as ferramentas utilizadas para implementá-lo se deixarmos de lado este propósito.

Não pretendo me aprofundar nos conceitos do GTD, pois muitos já fizeram esse trabalho e disponibilizaram na Internet. Portanto, sugiro inicialmente:

1. Assistir algum vídeo de introdução:

 

 

2. Ler o livro:

“A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo” – David Allen

O próprio GTD esclarece que, em um determinado projeto, é imprescindível definirmos seu objetivo e visualizarmos o resultado. Depois de assistir alguns vídeos e ler o livro, provavelmente você estará empolgado para colocar tudo o que aprendeu em prática. Neste ponto, é muito fácil esquecer exatamente o objetivo do próprio GTD. Então, nunca se esqueça: seja água, meu amigo.

Com isso em mente, o próximo passo é iniciar. Nas próximas publicações e aos poucos, falarei em detalhes sobre quais ferramentas eu utilizo para implementar o GTD e como elas se encaixam nos 5 estágios sugeridos pela metodologia.

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